إعلان وظيفة شاغرة لدى سفارة المملكة الهولندية في الأردن

 إعلان وظيفة شاغرة

سفارة المملكة الهولندية في الأردن تتطلع إلى توظيف

 مساعد إداري بدوام جزئي

آخر موعد لتقديم الطلبات هو السبت 30 سبتمبر 2023.

علماً بأنه لن يتم النظر في الطلبات بدون خطاب خطاب والسيرة الذاتية.

الوصف الوظيفي

تبحث سفارة مملكة هولندا في الأردن عن مساعد إداري بدوام جزئي. سيعمل المرشح المختار يومين في الأسبوع، وهذه الأيام ثابتة (كل أربعاء وخميس). سيعمل / تعمل جنبًا إلى جنب مع مساعد الإدارة (بدوام كامل) وستشارك دورها مع مساعد الإدارة الآخر الذي يعمل 3 أيام في الأسبوع.

سيقوم مساعد الإدارة بدور رئيسي في السفارة. يجب أن يكون متعدد المهام ولاعبًا جماعيًا مع أن يكون مرنًا واستباقيًا ومسؤولًا. آخر موعد لتقديم الطلبات هو السبت 30 سبتمبر 2023. 

يرجى إرسال سيرتك الذاتية وخطاب تعريفي إلى 

amm-recruiting@minbuza.nl.

أ. المعلومات الأساسية

المسمى الوظيفي: مساعد إداري

عنصر الخدمة / الوظيفة : سفارة مملكة هولندا (EKN)، عمان، الأردن

المستوى الوظيفي : 07 - الراتب الشهري الإجمالي يتراوح بين 1,535 إلى 2,047 دينار أردني

                                                            (لمدة 37.5 ساعة في الأسبوع؛ سيتم احتساب العمل بدوام جزئي بالتناسب)،

                                                            اعتمادًا على المؤهلات والخبرة ذات الصلة. فوائد أخرى

                                                            تشمل التأمين الطبي والضمان الاجتماعي والشهر الثالث عشر والرابع عشر وإجازة

                                                            أيام والبدلات العائلية.

ساعات العمل في الأسبوع : 15 ساعة

الوصف:

يقدم مساعد الإدارة الدعم التنظيمي والسكرتارية والإدارية لإدارة و/أو موظفي السفارة:

• يوفر دعم السكرتارية للإدارة وطلبات مخصصة من الإدارة لمساعدة الموظفين الآخرين

• يوفر أو ينسق الدعم السكرتاري/الإداري

• يتمتع بأقدمية كبيرة ويمكنه العمل بشكل مستقل إلى حد كبير

• يعمل كحلقة وصل مع التنظيم الداخلي والبيئة الخارجية، ويقيم الاتصالات، ويقيم المصالح ويزن العواقب

• تنسيق المعلومات المعقدة من مصادر مختلفة

• يساهم في تجميع المعلومات الإدارية

• يحافظ على الاتصالات بهدف تنسيق العمليات والإجراءات

تتجمع أنشطة السكرتارية والدعم الإداري في البعثة في مجموعة سكرتارية إدارية يرأسها مدير العمليات. سيقوم الموظف بالخدمة وتلقي تعليمات العمل من السفير ونائب رئيس البعثة ومدير العمليات.

وصف المهام

• تنسيق وتنفيذ أعمال السكرتارية/الإدارية، وتحديد أولويات مهام محددة (بما في ذلك إدارة البريد وجدول الأعمال للسفير ونائب رئيس البعثة، والمراسلات الواردة والصادرة، وإدارة صندوق بريد AMM-CDP).

• الاتصال الهاتفي

• يستجيب، أو ينسق الرد على مجموعة واسعة النطاق من الأسئلة والطلبات والمكالمات

• تنسيق المعلومات المعقدة من مصادر مختلفة

• تنظيم الفعاليات بما في ذلك تنسيق يوم الملك والزيارات والبعثات الرسمية

• صياغة المذكرات (الرسمية) في مختلف الأمور باتباع التعليمات اللازمة

• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة مع جهات الاتصال بالسفارة

• يعمل كحلقة وصل أو جهة اتصال مع المنظمة الداخلية والبيئة الخارجية

• تحديد الأولويات وتقييم مدى إلحاحها وإجراء الاتصالات وموازنة عواقب اتخاذ الإجراءات ومراقبة التقدم وإكمال المهام وتحديد المشكلات وإرسال رسائل تذكير

• يوفر معلومات عامة فيما يتعلق بالجوهر والإجراءات والعمليات الإدارية والتنظيمية

• يصبح جزءًا من الفريق الأساسي لنظام أرشفة Sharepoint وSophia ويكون نقطة الاتصال الأولى لطرح أسئلة موظفي السفارة

• صياغة التقارير، وحفظ محاضر اجتماعات هيئة الأركان العامة، وإعداد الوثائق والمراسلات، باتباع التعليمات العامة

• يوفر الدعم الإداري واللوجستي والتنظيمي العام للإدارة أو للموظفين الآخرين عندما تطلب الإدارة ذلك

• يستقبل الزوار ويتحدث معهم، ويلعب دورًا رئيسيًا فيما يتعلق بالمواعيد، واستقبال الضيوف والزوار، والاجتماعات الداخلية والخارجية.

• إنشاء وتحديث ملفات العمل

• إعداد لمحات عامة للإدارة والموظفين الآخرين بناء على التعليمات

ب.2 مجالات النتائج

• السكرتارية الداخلية والإجراءات واللوائح الإدارية

• التقييم على أساس جودة أعمال الدعم السكرتارية والتنظيمية والإدارية

• تُترك كيفية أداء الواجبات إلى حد كبير لمساعد الإدارة أو باتباع تعليمات السفير أو نائب رئيس البعثة أو مدير العمليات

ج. الاتصالات

• بمثابة جهة اتصال/ارتباط، اتخاذ الترتيبات المتعلقة بالإدارة والعمليات، وتنسيق العمل فيما يتعلق

د. متطلبات المنصب

د.1 متطلبات المعرفة والمهارة

• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مماثل.

• مستوى مناسب من اللغة العربية تحدثا وكتابة

• إتقان اللغة الإنجليزية شفهياً وكتابياً بشكل لا تشوبه شائبة

• يعتبر الكفاءة الشفهية والكتابية في اللغة الهولندية أمراً مرغوباً فيه للغاية

• معرفة متعمقة بالمجتمع الأردني والثقافة والنهج

• ماهر في برامج MS Office المستندة إلى Windows مثل Word وExcel وOutlook

• المعرفة بأساليب المساعدة الإدارية وأعمال السكرتارية وإجراءات وأنظمة السكرتارية العامة/الإدارية

• المعرفة العامة والفهم لمجالات السياسة الحالية (ذات الصلة) والعمليات التي تشارك فيها هولندا في الأردن

• المعرفة بتقنيات التوثيق والأرشفة القياسية

• فهم الخدمة المدنية والمصالح السياسية والحساسيات، والعمليات الأولية والعلاقات الإدارية والتنظيمية والوظيفية

• ماهر في العمل كحلقة وصل مع أطراف ثالثة (العلاقات الخارجية والخارجية) على المستوى السياسي والرسمي الرفيع

• ماهر في جمع وتفسير البيانات وتجميع المعلومات الإدارية

• ماهر في أعمال السكرتارية/الإدارية، وفي تنسيق تدفقات المعلومات المعقدة والعمليات من مصادر مختلفة، ووزن العواقب والمصالح والأولويات وما إلى ذلك.

• مهارات التواصل

د.2 الكفاءات

• التخطيط والتنظيم

• مبادرة

• التوجه نحو العملاء/أصحاب المصلحة

• تعاون

• نتيجة المنحى

• دقة

• مهارات الاتصال الشفوي والكتابي

• المرونة

• مبادرة

 مستوى التعليم / التدريب والمعرفة الإضافية

• يجيد اللغة الإنجليزية ولا تشوبه شائبة

• مستوى مناسب من المستوى المهني الثانوي باللغة العربية

• التدريب على دعم السكرتارية

• سجل حافل في أعمال السكرتارية

• معرفة اللغة الهولندية أمر مرغوب فيه للغاية

هـ. بيئة العمل

تقع سفارة هولندا في عبدون الشمالي وتضم فريقًا يضم حوالي 40 موظفًا، من بينهم الملحقون ومسؤولو السياسات (الإقليميون) وموظفو الدعم. المساعد الإداري هو جزء من فريق الشؤون العامة/القنصلية بالسفارة. يتكون هذا الفريق من 12 موظفًا، يرأسهم مدير العمليات، ويكونون مسؤولين عن إدارة العمليات والشؤون القنصلية والمساعدة الإدارية.

الأجواء في السفارة غير رسمية، وموجهة نحو فريق واحد في حين يتوقع من الجميع تحمل المسؤولية الكاملة عن مهامه الخاصة. تهدف الإدارة إلى بيئة عمل احترافية ذات معايير أخلاقية وجماعية عالية. لغات العمل هي الإنجليزية والهولندية والعربية.

اتصال

مدير العمليات: أنيليس ويلسون-لاسيت، عبر

 amm-recruiting@minbuza.nl.

هولندا والأردن